Co znamená produktivita? Pro někoho je to schopnost nasměrovat veškeré své úsilí k vyřešení pouze jednoho úkolu, rozdělit ho do bodů a nebrat se na jiné záležitosti. A někteří lidé si myslí, že je mnohem důležitější správně uspořádat pracoviště a umět delegovat své povinnosti na jiné lidi.
Existuje jednoduchý vzorec pro produktivitu:
Minimální vynaložený čas + Maximální dosažené výsledky = Produktivita
Jedná se o schopnost upřednostňovat nikoli množství dokončené práce, ale kompetentní přístup k ní. Jak toho dosáhnout? Přesčas. Bohužel se to nenaučíte rychle, ale můžete se pomalu zlepšovat. Tato dovednost se rozvíjí prostřednictvím mnoha faktorů. Tento článek vás neudělá okamžitě produktivními, ale řekne vám, jak si vytvořit dobré návyky a naučit se myslet jinak.
Moderní způsob, jak poznat efektivitu a produktivitu, je založen na systému Cíle a klíčové výsledky. Vznikl u Intelu a poté se značně rozšířil. OKR efektivně využívají jak začínající podnikatelé, tak velké společnosti jako Google a LinkedIn. Metoda pomáhá identifikovat potřebné úkoly, sledovat efektivitu a dosáhnout požadované úrovně produktivity.
Hlavním cílem OKR je stanovení grandiózních plánů (Cíle) a přechodných období (Klíčové výsledky), které jsou motorem pokroku. Je nutné stanovit termíny a požadované výsledky a sledovat produktivitu. Je ale velmi důležité mít silnou motivaci a touhu dosáhnout cílů, protože pokud je plán splněn na 70-75 %, je to již úspěch.
Produktivita každého z nás přímo závisí na tom, jak se cítíme, a to ovlivňují vnější i vnitřní ukazatele. Není to tak dávno, co Harvard School of Public Health provedla experiment, ve kterém bylo zjištěno, že nízké hladiny kyslíku v místnosti zhoršují výkon. Jednoduché větrání a kvalitní systém výměny vzduchu tedy přímo ovlivňují zvýšení produktivity zaměstnanců.
Vědci z Cornell University navíc zjistili, že množství světla a jeho stín neovlivňuje člověka méně než čerstvý vzduch. Subjekty, které pracovaly v dobře osvětlené místnosti, se cítily o 84 % lépe (žádné unavené oči, žádné bolesti hlavy) a jejich výkon se nezhoršil.
Ti samí vědci zjistili, že teplota je také velmi důležitá. Ti, kteří pracovali při 20 °C nebo méně, měli o 44 % více problémů s plněním svých povinností než ti, jejichž pokoj měla 25 °C. Překážat však nemůže jen zima: nepříznivě působí i teplo.
Produktivita závisí také na správném spánku. Vědci z Washingtonské státní univerzity zjistili, že ti, kdo špatně spí a neodpočívají, mají špatný výkon. Velké mozky na University of California tvrdí, že špatný spánek zhoršuje schopnost mozku vnímat nové informace o 40 %.
Stejně důležité je vést aktivní životní styl. Existují studie, které prokázaly příznivé účinky aerobního cvičení, jako je jízda na kole, na schopnost člověka soustředit se na jednu věc a lépe si zapamatovat informace. Navíc taková cvičení zlepšují kreativitu a dobrou náladu. Dobrá nálada vám pomůže rychleji a snadněji se vyrovnat s negativními emocemi a stresem, které snižují produktivitu.
Pracujete neúnavně, ale počet úkolů, které je potřeba splnit, jen roste? S největší pravděpodobností jde o vaši produktivitu a je třeba ji zlepšit. Čím vyšší je vaše produktivita, tím snazší pro vás bude práce a každodenní život, naučíte se doplňovat své zdroje a vždy dosáhnete toho, co chcete. Níže jsou uvedeny výkonné techniky vyvinuté chytrými lidmi, které vám mohou pomoci dostat se na cestu k vyšší produktivitě.
Úspěšní lidé nikdy neplýtvají energií a v práci nespěchají. Věnují čas střízlivému posouzení toho, co se děje, a stanovení priorit. Určitě si najděte alespoň hodinku klidu, ve které můžete být sami se sebou a přemýšlet. Vypněte telefon a odstraňte veškeré rušivé vlivy. Bude to pro vás zjištění, jak moc důležitého stihnete za 60 minut.
Tato zkratka znamená „nejdůležitější věci, které je třeba udělat“. Pomůže vám vše naplánovat. Všichni cítili, že se udělal obrovský kus práce, ale stále to nemá smysl. Díky SVD si budete moci stanovit priority a nebudete se rozptylovat nedůležitými záležitostmi. Může zlepšit vaši produktivitu jako nic jiného. To je jeho hlavní význam.
Všechno, co se dělá spontánně a vyžaduje hodně úsilí, klidně zařaďte mezi rutinu. To přidá čas a energii na dokončení hlavních úkolů. Úklid vašeho stolu, odpovídání na zprávy, drobné pracovní úkoly, dokonce i mytí nádobí a zahřívání jsou rutina. Tato metoda vám pomůže uvědomit si, kolik malých úkolů vykonáváte každý den a více než jednou. Naučíte se tak správně rozložit svou energii a čas.
Vytvořte si více než jeden seznam: například domácí/pracovní rutina, denní/týdenní/měsíční úkoly atd.
- Nedávejte si příliš mnoho termínů
Termíny nejsou tak špatné. Pokud si ale na každou maličkost stanovíte termín, rychle se vyčerpáte. Jak by vypadal váš život s nekonečnými termíny? Proměníte se v neustále vystresovaného člověka, který nic nestíhá a neustále spěchá. Termíny vám samozřejmě pomáhají rozumně nakládat s časem, ale mohou mít také negativní dopad na váš emocionální stav. Musíte se naučit stanovovat si termíny pro sebe, ale dělejte to moudře.
- Zjistěte, kdy se vám nejlépe pracuje
U mnoha lidí dochází ke zvýšení produktivity ráno. Při experimentech se prokázalo, že pro člověka je snazší plnit složité úkoly od 8:00 do 14:00. Takže je logičtější dělat hlavní věc v tuto chvíli a odložit rutinní úkoly na druhou polovinu dne. Systém Chrise Balea, který je autorem blogu A Life Of Productivity, vám pomůže vytvořit si vlastní výkonnostní plán.
Udělejte si tabulku, ve které přiřadíte hodnocení od 1 do 10 ve sloupcích, jako je zaměření, síla a touha. Je vhodné psát bez přílišného přemýšlení: dejte to, co vás napadne jako první. Musíte hodnotit každou hodinu po celý den. Po 3 týdnech budete vědět, která doba je pro vás nejvhodnější k plnění vašich povinností.
- Než začnete něco dělat, zeptejte se sami sebe: “Potřebujete to?”
Vojenský personál často dodržuje zásadu protivzdušné obrany, která znamená „čekejte na popravu – zrušte“. Proto, když stojíte před nějakým úkolem, nejprve se rozhodněte, zda tomu vůbec potřebujete věnovat čas a úsilí. Jediná věc je, že k tomu, abyste opravdu správně odplevelili nepotřebné, se musíte naučit přistupovat k věcem racionálně a s chladnou myslí. Druhá otázka, kterou byste si měli položit, je: “Musím to být jen já?”
Tato rada vám pomůže „vyřadit“ amatéry a přesunout vaše povinnosti na jiné lidi.
Není to tak těžké, věřte mi. Času je vlastně dost, jen mnoho lidí neví, jak s ním správně hospodařit. Zkuste alespoň pár dní sledovat, za co je utratíte. To vám pomůže pochopit, kam čas tak rychle a beze stopy mizí, a odstranit z vašeho dne zbytečné a „obžerské“ věci.
- Stanovte si vlastní podmínky
Když vás o něco požádají, nejčastěji si kladou vlastní podmínky. Například vám řeknou, že to musíte dokončit do večera, nebo vám nabídnou dokončení projektu, na který se dohodli na rozpočtu bez vás. Nenechte se tím zmást!
Stačí si vše naplánovat, prodiskutovat a pak začít pracovat.
Všichni jsme individuální a naše biorytmy se liší, takže musíte „slyšet“ své tělo, abyste pochopili, kdy je váš výkon nejvyšší. Odložte nejdůležitější a nejobtížnější úkoly na dobu, kdy se zvýší produktivita. Řekněme, že je pro vás snazší a snazší pracovat ráno, pak se v tuto chvíli pokuste udělat všechny nejdůležitější věci.
- Vyberte si systém řízení času
Nikdo nemůže neustále pracovat bez odpočinku. Lidské tělo není na takovou zátěž stvořeno. Vyberte si pro sebe nejpohodlnější režim. Můžete například přidělit 45 minut („akademická hodina“) – jako velkou přestávku ve vzdělávacích institucích nebo pracovat podle systému Pomodoro, jehož podstatou je pracovat 25 minut a odpočívat 5. Je důležité umět rozumně hospodařit s časem.
- Pusťte myšlenky o každodenních potížích
Pokud jste ještě úplně nezjistili své rutinní úkoly, přemýšlení o nich může narušit vaši práci. Oblečení a tašku si připravte vždy večer, aby vám to ráno nezabíralo hlavu ani čas. Udělejte si rozvrh pro domácí práce: úklid, vaření atd. Naplánujte si nákupy a vždy si sepište seznam položek, které potřebujete. Bylo by hezké, kdybyste vytvořili jídelní lístek na týden. Tento přístup ke každodenním záležitostem vám výrazně usnadní život a vy budete moci myslet jen na pracovní záležitosti.
Každý z nás má něco, co se mu z nějakého důvodu nelíbí nebo nechce dělat. Proč se tohle děje? Ve skutečnosti jsou problémem nevhodné podmínky. Řekněme, že potřebujete vytvořit a odeslat zprávu, ale chybí některé papíry, to znamená, že nejsou k dispozici všechna data, nebo když je vše připraveno, v tiskárně došel inkoust. Takové situace snižují výkon.
Rozeberte každý úkol, který nechcete dělat, a vymyslete, jak zlepšit podmínky pro jeho plnění.
Zatímco jste na cestě do práce nebo na někoho čekáte, máte volný čas, který můžete a měli byste trávit produktivně. K čemu ho mám vzít? Pro vzdělávací knihy, rekreaci a obnovu zdrojů, výuku jazyků, plánování, obchodní hovory. Existuje velké množství dalších možných možností. Je důležité tento drahocenný čas neztrácet.
- Jasně definujte své cíle
Abyste dosáhli toho, co chcete, a udělali to efektivně a rychle, musíte přesně vědět, co chcete. V opačném případě bude ztraceno mnoho úsilí a času. Nejlepší je, když se vaše cíle a výsledky cílů dají posoudit z hlediska kvantity a kvality. Když je to reálné, pak v takových případech nezapomeňte alespoň nastínit své cíle. Například nejen „zvýšit prodej“, ale „přilákat 20 nových zákazníků“.
Když stojíte před úkolem udělat něco neobvyklého, ale nemáte vůbec žádnou inspiraci, pak byste neměli zoufat a odmítnout to udělat, protože změna prostředí vám pomůže. Vhodná jsou jak přeplněná místa, tak odlehlá místa. Zajděte si do krásného parku, do kavárny, ve které jste ještě nikdy nebyli, nebo si najděte klidné místo poblíž vaší kanceláře. To vám pomůže uvolnit se a přijdou k vám řešení problémů nebo zajímavé nápady. Zkuste si ale s sebou nebrat smartphone.
- Podívejte se na vše z pohledu realismu
Pokud se vám dlouhodobě nedaří dělat vše, co si naplánujete, pak je potřeba konečně rozumně zhodnotit své schopnosti a možnosti. Na první pohled možná nevidíte souvislost s produktivitou, ale je tam. Když se vám neustále něco nedaří, začnete se trápit myšlenkami, že jste špatný zaměstnanec, a to snižuje vaši produktivitu. Navíc tím, že se na vše budete dívat jako realisté, budete moci odstranit to, co neumíte, a pak už zbývá udělat jen to nejdůležitější a nejnutnější.
A pamatujte: pokud v tento den nemůžete něco udělat, neměli byste na to ani myslet.
- Neodkládejte věci, které dělat nechcete
Potřebujete se zákazníkem probrat detaily projektu nebo si s nadřízenými ujasnit něco, čemu úplně nerozumíte, ale z nějakého důvodu se vám do toho nechce? Neodkládejte to dlouho. Co je těžké, by se naopak mělo dělat rychle a spontánně. Ušetříte si tak zbytečné starosti.
Pokud se dlouho soustředíte na řešení problému, bude pro vás čím dál těžší se s ním vyrovnat. Tak se s tím rychle vypořádejte a v klidu dělejte jiné věci.
Zakladatel systému GTD David Allen jednou řekl, že chce otázku „Jaká bude další akce? se stal nedílnou součástí našeho myšlení. Ve svých snech vidí svět, ve kterém lidé nikdy nedokončí svou práci, pokud se nerozhodnou, zda je třeba udělat něco jiného, a v případě, že jsou nutné další kroky, ujasní si, které a kdo je za to zodpovědný.
Udělejte si pravidlo vždy myslet dopředu. To je opravdu velmi užitečná rada. Stačí si jednoduše položit otázku: „Jaké budou mé kroky v případě některé z možností výsledku?
- Samolepky jsou vašimi věrnými pomocníky
Nalepovací papírky nebo deník mějte vždy blízko sebe. Můžete si do nich zapisovat nečekané nápady, které k vám mohou spontánně přijít. Řekněme, že jste si při psaní zprávy vzpomněli, že na konci pracovního dne musíte zajít za svým vedoucím, někde o tom napsat. Tímto způsobem rozhodně na nic nezapomenete.
Čím méně zbytečných myšlenek budete mít v hlavě, tím lépe se budete moci soustředit na své podnikání.
- Nezkoušejte multitasking
Dříve se myslelo, že člověk může dělat několik věcí současně a zároveň efektivně, ale to se již stalo mýtem. Neměli byste se snažit držet krok se dvěma mouchami jednou ranou nebo dělat jednu nebo druhou věc. Dělejte jednu věc a dělejte ji svědomitě.
- Snažte se nebýt závislými na sociálních sítích, emailech a prázdných konverzacích
Prázdné konverzace a korespondence jsou nejdůležitějšími „žrouty“ naší doby a velmi narušují práci. Kontrolujte svůj e-mail pouze v případě potřeby a na sociální sítě choďte ráno, v poledne a večer. Kromě toho se vyhněte zbytečnému povídání s kolegy. Snažte se v rozhovorech nevytahovat drobná témata, diskutujte jen o tom nejdůležitějším.
Když budete mít v každém svém dni místo, kde udělat další krok k vyřešení problému, už místo toho nebudete moci dělat něco jiného. Není to složité. Když potřebujete něco udělat a máte to označené v kalendáři, stačí si na to vyhradit čas ze svého dne. Nemusíte však mít neuvěřitelnou sebekontrolu. Ale pokud jste si cíl nezapsali do kalendáře a jen vám „sedí“ v hlavě, pak je nepravděpodobné, že ho skutečně začnete dosahovat.
Přidejte si do kalendáře (i do pracovního) četbu užitečné literatury, školení a drobné úkoly, které je potřeba vyřešit už dávno. To pomůže zvýšit vaši produktivitu.
- Je v pořádku dělat chyby
Kvůli strachu, že udělají něco špatného, mnoho lidí často odmítá dobrou práci nebo splněný sen. Člověk si je často jistý, že se s úkolem nevyrovná, a proto raději zůstane nečinný.
Je v pořádku dělat chyby. Bez toho nedojde k sebezdokonalování. Nezapomeňte analyzovat své chyby, abyste se jim v budoucnu vyvarovali. Když se naučíte vidět chyby jako motor pokroku, mohou vám pomoci zlepšit vaše dovednosti.
- Vyberte si ty správné přátele
Pokud usilujete o bohatý a úspěšný život, pak by vedle vás měli být lidé, kteří toho již dosáhli. Lidé kolem nás nás velmi ovlivňují. Vybírejte si všestranné a inteligentní partnery.
Budete se moci poučit z jejich zkušeností a užitečných návyků a začnete se více snažit, abyste se stali stejnými. Čtěte chytrou literaturu, komunikujte na odborných fórech, naučte se něco nového. To vám pomůže obklopit se rozvinutými jedinci, kteří toho ve svém životě hodně dokázali.
Snažte se neřešit pesimisty a ty, kteří rádi pláčou nad svým těžkým osudem. Smutek a deprese se mohou přenést na druhé. Odstraňte „toxické“ lidi ze svého společenského kruhu bez výčitek a vždy se na život dívejte s pozitivním výhledem. Hlavní věc je věřit ve vlastní sílu, protože tak budete určitě úspěšní.
- Sledujte svou koncentraci
Nastavte si připomenutí, které vám dá signál, abyste se ujistili, že se při práci během vámi zvolené doby soustředíte. Pokud zjistíte, že vás něco trápí, zkuste se toho zbavit.
- Vědět, jak se včas zastavit
Musíte být schopni pochopit, kdy práce definitivně skončila. Jsou fáze, ve kterých už není možné v projektu nic měnit. Protože se tím nejen nezlepší, ale naopak může vše změnit k horšímu. Naučte se dokončit věci včas, analyzujte jejich výsledek a začněte dělat jinou práci.
- Veďte aktivní životní styl
S největší pravděpodobností to neslyšíte poprvé. Ale začali jste skutečně cvičit? Lékaři neustále říkají, že zdraví, koncentrace a celková pohoda závisí na fyzickém cvičení. Navzdory náročnému dni v práci nebuďte líní se zahřát alespoň 15 minut denně. Brzy si budete moci všimnout, že je pro vás všechno jednodušší.
A nakonec. Dělej to, co miluješ. Neposlouchejte ty, kteří si myslí, že tento přístup je frivolní a hloupý. Ve skutečnosti, když budete dělat něco, co máte rádi, pomůže vám to stát se produktivnější a povede to k úspěchu.
