Relativně nedávno byl v Rusku uveden do oběhu nový dokument s názvem „Souhlas se zpracováním osobních údajů“. Velmi rychle se rozšířil a v současné době je široce používán v různých organizacích, od vládních rozpočtových institucí až po komerční společnosti.
Pozornost! Tento dokument lze stáhnout z ConsultantPlus.
- Formulář a vzorek
- Online prohlížení
- Stažení zdarma
- Bezpečné
Co je souhlas?
Souhlas se zpracováním osobních údajů je písemné povolení občana Ruské federace, které dává zájemci přijímat, shromažďovat, uchovávat a používat osobní údaje o své osobě.
Dokument také osobě zaručuje, že informace o ní budou použity pro přesně definované účely a budou chráněny před nezákonným jednáním.
Kdy je nejčastěji vyžadován souhlas?
Nyní musí být souhlas napsán téměř všude:
- při předkládání dokladů za dítě do školky nebo školy;
- během zaměstnání;
- při uzavírání smlouvy s bankou, pojišťovnou apod.
Jinými slovy, všude tam, kde občan poskytne své osobní doklady nebo doklady osoby, jejímž je zástupcem, vyplní různé testy a dotazníky, podepíše takový souhlas.
Co znamená pojem „osobní údaje“?
Zákon tento pojem jasně definuje: osobními údaji se rozumí veškeré informace, které se přímo týkají osoby jako jednotlivce. Tento:
- příjmení, jméno, patronymic;
- Datum a místo narození;
- informace z vašeho pasu, sešitu a dalších dokumentů;
- stejně jako některé vlastnosti jeho osobnosti.
Je třeba poznamenat, že souhlas se zpracováním osobních údajů je nutný, i když ne všechny tyto informace jsou důvěrné a utajované.
Konkrétně je lze rozdělit do tří hlavních typů:
- veřejně dostupné údaje (celé jméno, pohlaví, datum, místo narození, státní občanství atd.)
- biometrické (fyziologické vlastnosti jedince, jeho vnější parametry)
- zvláštní (národnost, náboženství, zdraví atd.). Do určité míry sem patří také informace o místě výkonu práce osoby, jejím vztahu k zákonu, zvyklostem atd.
Souhlas se zpracováním osobních úkonů je ze zákona nezbytně nutný pouze tehdy, pokud se týká posledních dvou z výše uvedených kategorií, často je však psán ve vztahu k informacím, které jsou veřejně dostupné.
Proč vzniká souhlas se zpracováním během zaměstnání?
Když člověk dostane práci, předá zástupci zaměstnavatele své osobní dokumenty: pas, pracovní sešit, SNILS, osvědčení o vzdělání, lékařskou knihu, vojenský průkaz atd. Jakmile se tyto papíry dostanou na stůl personalisty, získávají status důvěrnosti (což je zajištěno článkem 14 zákoníku práce Ruské federace), tedy pro jejich další použití (a bez toho se v personalistice nelze obejít záznamů), je nutné získat písemný souhlas zaměstnance (čl. 8, článek 65 zákoníku práce Ruské federace).
Tento dokument by měl podrobně popisovat, jak, za jakým účelem a jaké konkrétní informace z osobních údajů budou používány, zpracovávány a uchovávány.
Nutno podotknout, že ze zákona mohou být veškeré osobní údaje poskytnuté zaměstnavateli použity pouze pro obchodní účely.
Pokud zaměstnanec odmítne souhlas podepsat
Legislativa Ruské federace jasně říká, že souhlas musí být pouze a výhradně dobrovolný, to znamená, že zaměstnavatel nemá právo nutit podřízeného k podpisu tohoto dokumentu, proto v praxi personalistů existují lidé, kteří odmítají podepsat souhlas se zpracováním osobních údajů.
Většinou je to způsobeno tím, že nechápou pravý účel dokumentu: chránit práva zaměstnance, ale naopak se obávají, že se osobní údaje o nich dostanou do rukou bezohledných občanů.
V těchto případech zákon umožňuje zpracování osobních údajů bez souhlasu zaměstnance, ale pouze v případě, že je to nezbytné pro naplnění podmínek a účelů dříve uzavřené pracovní smlouvy.
Zde je třeba zvlášť zdůraznit, že se to týká pouze těch zaměstnanců organizace, kteří jsou již zapsáni v jejích řadách, ale ve vztahu k novým zaměstnancům je třeba získat souhlas se zpracováním osobních údajů – bez něj je dnes ve většině případů je dokonce nemožné přijmout člověka do práce. Důvodem je skutečnost, že mezi stranami dosud nebyla uzavřena pracovní smlouva, což znamená, že zaměstnavateli dosud nevzniká povinnost ji plnit.
Je logické, že se správa podniku snaží předcházet situacím, kdy například i v takových maličkostech, jako je vydání propustky na území společnosti, může sehrát negativní roli chybějící souhlas se zpracováním osobních údajů.
Jaká je sankce za zveřejnění osobních údajů?
Jak je uvedeno výše, úkony, které může zaměstnavatel s osobními údaji zaměstnanců provádět, jsou jasně uvedeny v textu souhlasu.
Dojde-li k určitému překročení pravomocí, a ještě více, dojde-li k nějakému zneužití, může vzniknout nejzávažnější odpovědnost: disciplinární a správní, dokonce i trestní.
Aby měl zaměstnanec jasnou představu, zda informace od něj požadované nepřekračují zákonnou povinnost nebo zda není překročena pravomoc zaměstnanců společnosti podle textu souhlasu, je třeba analyzovat dokument předem (případně i s pomocí kvalifikovaného právníka) a teprve poté podepište svůj souhlas.
Zejména informace o tom, zda si občan odpykal trest ve vězení, je potřeba pouze v případě, kdy pozice, o kterou se uchází, přímo vyžaduje absenci záznamu v rejstříku trestů (jinými slovy, pokud chce uchazeč pracovat jako manažer reklamy, má právo takové údaje neposkytnout).
Jak oznámit
Legislativa stanoví, že zástupci organizací musí informovat Roskomnadzor o zpracování všech osobních údajů, které mají k dispozici (článek 22 zákona č. 152-FZ). O tom, zda zaměstnavatel dodržuje toto ustanovení zákona, se můžete přesvědčit na webových stránkách této vládní agentury.
Je možné souhlas odvolat?
K akci se souhlasem se zpracováním osobních údajů obvykle dochází takto: při ucházení se o zaměstnání člověk podepíše dokument, po kterém na něj bezpečně zapomene. V některých případech je ale potřeba dříve podepsaný souhlas odvolat. Zpravidla k tomu dochází, když zaměstnavatel poruší podmínky pro uchovávání, používání a zajištění utajení informací, které má k dispozici, a také při propuštění.
Abyste mohli vydat recenzi, stačí napsat prohlášení ve volné formě, požadovat v něm zastavení shromažďování, zpracování, používání, uchovávání osobních údajů a zničení všech informací o podřízeném (musíte se obrátit na zákon č. 152 -FZ: bod 1 článku 9 a odstavec 5 článku 22).
Tento požadavek musí být splněn nejpozději do jednoho měsíce od napsání recenze.
Vzorový souhlas
Souhlas je napsán v jakékoli formě nebo podle šablony, která je vyvinuta a schválena v rámci organizace. V tomto případě musí formulář obsahovat následující informace:
- název zaměstnávající společnosti;
- místo a datum vyhotovení dokumentu;
- příjmení, jméno, patronymie zaměstnance, údaje o jeho pasu a informace o místě jeho bydliště.
Dále v hlavní části je podrobně uvedeno:
- jakých osobních údajů se dokument týká;
- pro jaké účely a co přesně je s nimi přípustné;
- doba platnosti souhlasu a možnost jeho odvolání (i když to již garantuje zákon).
Je bezpodmínečně nutné označit, že souhlas byl napsán bez nátlaku a dobrovolně. Poté je pod dokument umístěn podpis.
DOHODA
ZA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Já, Kovtun Inna Olegovna, pas 2495 564738, vydaný Leninským okresním odborem vnitřních věcí Ivanovo, registrační adresa: Ivanovo, st. Melnichnaja 73, apt. 8, souhlasím se zpracováním mých osobních údajů společnosti KomZhilFond OJSC. Souhlas se týká příjmení, jména, rodokmenu, údaje o pohlaví, datu narození, státním občanství, typu dokladu totožnosti (jeho série, číslo, datum a místo vydání), dále údaje z sešitu: pracovní zkušenosti, místo práce a pozice.
Souhlasím s použitím osobních údajů výhradně pro účely vytváření toku osobních dokladů společnosti, účetních operací a daňových odpočtů, jakož i ukládání všech výše uvedených údajů na elektronických nosičích. Tímto souhlasem rovněž povoluji shromažďování svých osobních údajů, jejich uchovávání, systematizaci, aktualizaci, používání (včetně předávání třetím stranám za účelem výměny informací), jakož i provádění jakýchkoli dalších akcí stanovených aktuálním zákon Ruské federace.
Bylo mi oznámeno, že KomZhilFond as garantuje zpracování mých osobních údajů v souladu s platnou legislativou Ruské federace. Doba platnosti tohoto souhlasu je neomezená. Souhlas lze na mou písemnou žádost kdykoli odvolat.
Potvrzuji, že udělením souhlasu jednám bez donucení, z vlastní vůle a ve vlastním zájmu.
Pokud jednoduše spustíte internetový obchod a nebudete se starat o potřebné dokumenty, riskujete pokutu ve výši stovek tisíc rublů.
U firmy, která má vlastní webové stránky, je důležité zohlednit požadavky zákona a také dbát na to, aby se předešlo případným nárokům ze strany klientů. Jsem praktikující právník, řeknu vám, co je potřeba umístit na web, abyste se vyhnuli pokutám a jiným problémům – rady se budou hodit organizacím, individuálním podnikatelům i živnostníkům.
Dopisy pro ty, kteří mají své vlastní podnikání
náležitosti
Na jakých stránkách by to mělo být zveřejněno? Na jakékoli, včetně vstupních stránek vytvořených pro reklamu nebo na webech s vizitkami.
Pokud se stránka používá k reklamě nebo prodeji zboží nebo služeb, musíte dodatečně uvést OGRN společnosti nebo celé jméno a OGRNIP jednotlivého podnikatele.
Co je to za dokument? Podrobnosti jsou informace o majiteli stránek a jak ho kontaktovat. Minimálně musíte uvést název firmy nebo celé jméno podnikatele/živnostníka. Dále potřebujete právní adresu firmy a pouze adresu pro jednotlivé podnikatele a živnostníky plus email.
Kam ji umístit. Kde je návštěvník snadno najde. Běžnou praxí je zveřejňovat podrobnosti v „patičce webu“ – sekci ve spodní části každé stránky. Nebo můžete vytvořit samostatnou stránku s názvem „Kontakty“, „O nás“ nebo „Právní informace“.
Co se stane, když to nezveřejníte? Za porušení zákona o reklamě je pokuta pro občany 2000-2500 rublů, pro jednotlivé podnikatele – 4000-20 000 rublů, pro malé podniky – 50 000-250 000 rublů, pro střední a velké organizace – 100 000-500 000 rublů.
Za nezveřejnění údajů se neúčtuje žádná pokuta, ale Roskomnadzor může vydat příkaz ke splnění tohoto požadavku. Pokud to ignorujete, mohou být pokutovány podniky: občané – 300-500 ₽, jednotliví podnikatelé – 1000-2000 ₽, malé podniky – 5000-10 000 ₽, střední a velké organizace – 10 000-20 000 ₽.
Nabídka
Na jakých stránkách by to mělo být zveřejněno? V internetových obchodech a placených službách, tedy tam, kde klient uzavírá obchod s obchodem. Nabídka není potřeba, pokud je stránka informativní a nemůžete na ní nic koupit.
Co je to za dokument? Jedná se o nabídku k uzavření transakce za určitých podmínek. Pokud návštěvník souhlasí s podmínkami nabídky, bude majitel stránek povinen je splnit.
Nabídka musí být ze zákona umístěna na stránkách internetových obchodů, které jsou zaměřeny na maloobchod.
Doporučuji vám ale uveřejnit nabídku všude tam, kde obchod uzavírá – na stránkách placených služeb, na stránkách s velkoobchodním prodejem nebo kde si můžete službu objednat. V nabídce jsou uvedeny podmínky obchodu a nahrazuje písemný podpis smlouvy s každým klientem – zjednodušuje to uzavírání obchodů.
Text nabídky závisí na tom, jaký produkt nebo službu se prodává. Nabídka musí obsahovat minimálně:
- název firmy, celé jméno podnikatele nebo OSVČ;
- fráze uvádějící, že tento dokument, stejně jako informace o produktu nebo službě obsažené na stránce, jsou veřejnou nabídkou;
- popis toho, co podnik prodává jako celek, přičemž není nutné uvádět konkrétní parametry každého produktu v nabídce – můžete napsat, že popis produktu nebo služby bude umístěn v kartě produktu;
- jak zadat objednávku a jak ji zrušit;
- platební proces;
- dodací podmínky, doba použitelnosti zboží v místě dodání, další pravidla pro interakci mezi klientem a obchodem.
Kam ji umístit. Nabídka je obvykle umístěna na samostatné stránce, na kterou by měl být přístupný všem návštěvníkům bez omezení. Stránka by měla být pojmenována tak, aby návštěvník webu pochopil, že se jedná o nabídku, například „Podmínky prodeje“ nebo „Nabídka“.
Co se stane, když to nezveřejníte? Při prodeji produktu nebo služby maloobchodnímu kupujícímu existuje pokuta: pro občany – 1500-2000 ₽, pro jednotlivé podnikatele – 3000-4000 ₽, pro malé podniky – 15 000-20 000 ₽, pro střední a velké organizace – 30 000- 40 000 ₽.
Za chybějící nabídku při prodeji jinému podnikateli nebo firmě nehrozí žádná sankce.
Přijetí
Na jakých stránkách by to mělo být zveřejněno? Kdekoli je nabídka.
Co je to za dokument? K uzavření smlouvy v reakci na nabídku musí klient reagovat svým souhlasem – akceptací. Jak přesně má přejímka vypadat, zákon nestanoví. Obvykle se jedná o tlačítko s vysvětlením: pokud na něj klient klikne, souhlasí s podmínkami nabídky.
Stává se, že není vytvořeno samostatné tlačítko pro přijetí, místo toho je vytvořen formulář s upozorněním: pokud klient zadá a zaplatí objednávku, souhlasí s podmínkami prodeje.
Kam ji umístit. Při zadávání objednávky nebo při registraci účtu můžete zobrazit akceptační formulář.
Oznámení o přijetí se zobrazí pokaždé, když zaplatíte za objednávku na tržišti Ozone, pod tlačítkem „Zaplatit za objednávku“
Co se stane, když to nezveřejníte? Klient může tvrdit, že peníze převedl omylem, a požadovat jejich vrácení.
V Saratově organizace podala žalobu k soudu: údajně byly omylem staženy peníze z jejich účtu ve prospěch vývojáře webu, se kterým společnost neuzavřela žádné dohody. Soud nesouhlasil se žalobcem: žalovaní zveřejnili na svých webových stránkách nabídku na poskytování developerských služeb. Zákazník se zaregistroval na této stránce, „podepsal“ smlouvu kliknutím na tlačítko „Souhlasím s podmínkami“ a poté převedl peníze. Podle soudu jde o zákonnou nabídku a přijetí, takže žaloba byla zamítnuta.
Potvrzení objednávky
Na jakých stránkách by to mělo být zveřejněno? V internetových obchodech zaměřených na maloobchodní kupující.
Co je to za dokument? Po prodeji zboží kupujícímu musí internetový obchod potvrdit uzavření smlouvy o podmínkách nabídky.
Obvykle se jedná o e-mail, vyskakovací okno na webu nebo upozornění SMS. Je důležité, aby kupující po potvrzení pochopil, že se jedná o jeho nákup. Proto musí oznámení obsahovat číslo nebo jiný způsob identifikace objednávky.
Kam ji umístit. Můžete použít jakýkoli formulář, hlavní je potvrdit objednávku ihned po jejím zadání nebo zaplacení.
Co se stane, když to nezveřejníte? Pokuta pro občany – 1500-2000 ₽, pro jednotlivé podnikatele – 3000-4000 ₽, pro malé podniky – 15 000-20 000 ₽, pro organizace – 300 000-40 000 ₽.
Pravidla pro uživatele
Na jakých stránkách by to mělo být zveřejněno? Na stránkách s osobním účtem, fórech, neuronových sítích, grafických editorech a dalších službách užitečných pro návštěvníky.
Co je to za dokument? Popisuje pravidla pro používání webu. Tyto zahrnují
- práva a povinnosti návštěvníků;
- popis servisních funkcí;
- pravidla pro zveřejňování nebo kopírování obsahu;
- podmínky použití obsahu;
- pravidla pro registraci a používání vašeho osobního účtu;
- podmínky předplatného obsahu, pokud existují.
Uživatelská smlouva pomáhá jasně stanovit, jaké odpovědnosti je podnik ochoten převzít a jaké nikoli. Podnikatel má například webové stránky s kalkulačkou přibližné ceny prací na rekonstrukci bytu. Z uživatelského souhlasu takového zdroje vyplývá, že konečná kalkulace není konečná, spotřebitel nemůže požadovat opravu pouze na základě ceny navržené kalkulátorem.
Patří sem i pravidla pro používání obsahu – například v uživatelské smlouvě můžete určit pravidla pro používání fóra, kopírování článků a zákaz používání bezplatné služby pro komerční účely.
